O turnover de novos colaboradores no período de experiência é um problema para a maioria das empresas. Por outro lado, dedicar tempo a integração de novos colaboradores é um desafio para todos os envolvidos no processo.

A entrada de um novo colaborador na organização é um período de muitas expectativas, inseguranças, riscos e ansiedades, tanto para os recém-contratados quanto para líderes, RHs e os colaboradores com mais tempo de casa.

Ter metodologias e ferramentas consistentes para, no processo de integração, socializar, adaptar e capacitar o novo talento humano pode levar não só a diminuição de turnover, mas também a maior produtividade do novo colaborador e fortalecimento da cultura organizacional.

O uso de mentoria para capacitação e adaptação do novo colaborador é uma excelente estratégia. A mentoria é um processo onde uma pessoa mais experiente repassa conhecimento e repertório prático a uma pessoa menos experiente, tornando-se um recurso de excelente custo x benefício e alta efetividade para desenvolver pessoas, especialmente se o mentor for interno.

Existe, ainda, um bônus neste processo: a pessoa mais experiente (mentor) também ganha ao compartilhar seus conhecimentos, afinal quem ensina aprende duas vezes. Aprender ao ensinar e ensinar ao aprender é um ciclo promissor para o sucesso.

Mas você, RH, deve estar se perguntando COMO é o planejamento e execução de um processo de MENTORIA no processo de integração, não é? Continue comigo para que, ao longo desse conteúdo, você tenha acesso a boas práticas para um processo de mentoria aplicado a integração de novos colaboradores.

Espero que este conhecimento te possibilite alavancar o seu processo de integração e potencializar a performance de novos colaboradores. E aí, vamos lá?

1 – Diretrizes básicas para a mentoria

– Escolha do mentor: deve ser alguém que, além de ter alto nível de conhecimento e repertório prático (nas áreas de conhecimento em que o mentorado precisa se desenvolver), apresente habilidade e disposição para desenvolver pessoas.

– Contrapartida do mentor: em uma cultura organizacional onde todos esperam contrapartidas a curto prazo (famoso – toma lá, dá cá), é interessante que sejam criadas formas de reconhecimento ao mentor, como um bóton de identificação, concessão de folga no aniversário ou similares.

Além disso, é essencial deixar claro ao mentor que esta é uma excelente oportunidade para que ele se desenvolva profissionalmente e até se prepare para assumir posições de liderança.

– Periodicidade da mentoria: mínima semanal durante os 2 primeiros meses do novo colaborador e após este período as sessões podem ser quinzenais ou mensais. Posterior ao 6º mês orienta-se continuar mensalmente ou suspender as sessões.

– Acompanhamento de resultados: devem haver formas de mensurar a evolução do mentorado. Sugere-se criar as metas de desenvolvimento de competências específicas e/ou de acompanhamento de performance, podendo ser por meio de pesquisas de avaliação de desempenho formal ou de entrevistas com a liderança imediata.

2 – Sessão 1 – Mapeie o cenário e realize acordos iniciais

No primeiro encontro o mentor deve investir no mapeamento de cenário, esclarecendo os objetivos da jornada e, principalmente, estreitando vínculos.

Confira algumas ações para o sucesso do primeiro encontro

– Pergunte ao novo colaborador sobre suas perspectivas e história de vida. Compartilhe, também, algo de si. Conectem-se!

– Tome notas sobre o perfil do colaborador e suas percepções iniciais.

– Esclareça sobre o papel, os objetivos e benefícios das mentorias.

– Solicite permissão para falar sobre suas percepções de forma aberta e transparente durante todo o processo. Cuide para que seu posicionamento seja bem interpretado. Seja empático!

– Se disponibilize para escutar e estabeleça um ambiente de segurança para que o mentorado possa se expressar.

– Estabeleça uma relação de parceria. Vocês crescem juntos quando aprendem juntos. Todos ganham!

– Alinhe os temas das próximas sessões e garanta que estes passem por transmissão de conhecimentos, respostas a dúvidas e orientações para lidar com os desafios encontrados pelo mentorado.

– Convoque o colaborador a anotar suas dúvidas, dificuldades e aprendizados entre este e o próximo encontro. Isso tornará o processo rico, facilitará a execução e estimulará o engajamento.

– Compartilhe responsabilidade com o mentorado, mas esclareça que ele deve assumir uma postura protagonista no do processo de aprendizagem. Afinal, o mentor detém o know how a ser transmitido e cabe ao mentorado absorver e explorar, ao máximo, essa oportunidade.

3 – Durante as sessões de mentoria

– Planeje a próxima sessão com antecedência, levando orientações para ajudar o mentorado a vencer os desafios.

– Inicie as sessões pela decisão de seguir o roteiro planejado ou trate algo específico que tenha ocorrido ao longo da última semana.

– Proponha ações poderosas para que ele execute e alavanque o seu processo de aprendizagem, adaptação e performance.  

– Dê continuidade a sessão anterior, a cada novo encontro, criando uma jornada de desenvolvimento para o mentorado. Assim, ele terá clareza do processo e se sentirá mais preparado.

– Mapeie o perfil do mentorado a partir de sua autopercepção. Solicite a ele que destaque seus pontos fortes e de desenvolvimento. Converse, ainda, com o RH sobre o parecer emitido durante o processo de seleção e tome notas. Desta forma você terá uma visão integral e profunda sobre o perfil do seu mentorado.

– Busque valorizar os pontos fortes do mentorado e trabalhe os pontos de atenção em todas as sessões.

– Registre os principais tópicos abordados em cada sessão, dando ênfase aos pontos fortes, oportunidades de desenvolvimento, aprendizagens e dificuldades. Este registro irá tornar o processo consistente e possibilitará a percepção do que é prioridade no processo de desenvolvimento.

4 – Dicas para alavancar a performance da mentoria

Existem algumas ações que você pode praticar ao longo das suas sessões que irão impulsionar os seus resultados. Confira:

 – Acolha e valorize o que o mentorado tem a dizer, isso irá fortalecer o vínculo entre você e ele e trará ainda mais engajamento ao processo.

– Faça aconselhamento com seu mentorado, ele precisa de orientação.

– Busque conhecer a pessoa, para só assim conhecer o colaborador. Entenda quais são os seus valores e propósitos.

– Celebre cada pequeno avanço, seja pontuando os feitos relevantes ou até mesmo reconhecendo coletivamente. Isso fará com o que o seu colaborador se sinta inspirado e orgulhoso, promovendo engajamento ao programa.

– Trate as sugestões de melhorias e mudanças, vindas do mentorado, com a devida importância. Evite julgamentos. Reserve e analise-as com cuidado.

– Busque descobrir quais os talentos dessa pessoa e como potencializá-los.

– Se possível, converse com outros mentores e amplie o seu repertório de performance. Mergulhe e some novas habilidades!

5 – Ao final das sessões de mentoria

– Pergunte ao seu colaborador o que ele pode fazer, dentro da próxima semana, para alavancar seu desempenho. Delimite até 2 (duas) tarefas concretas, definindo como, quando e quem o apoiará na execução de tais ações.

– Para finalizar a sessão faça um resumo do que abordaram no encontro, resgatando os principais tópicos.

– Utilize a técnica da recapitulação pedindo que o mentorado explique tudo que aprendeu na sessão e o que deve ser feito na próxima semana.

– Pergunte o que poderia prejudicar o mentorado na execução das ações definidas para alavancagem de performance na próxima semana. Atue para “retirar estas pedras do caminho”.

Agora que você já sabe que os programas de mentoria são poderosos potencializadores de desenvolvimento humano, que tal utilizar essas práticas para alavancar o seu processo de integração?

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Débora Nunes