O Coronavírus já é considerado uma pandemia. Ou seja, em todo o mundo estão sendo confirmados, todos os dias, milhares de casos novos, inclusive com um grande número de vítimas fatais. No Brasil, a doença também já é uma realidade.

Por isso, pensando em ajudar a disseminar as melhores práticas de prevenção, nós elaboramos um material de orientação para que sua empresa lide da melhor forma possível com o COVID-19 neste momento, sem perder a produtividade. A equipe Accelere está dedicada a assessorar nossos clientes na orientação e apoio a colaboradores, bem como no planejamento da força de trabalho.

ORIENTAÇÕES GERAIS SOBRE O CORONAVÍRUS

Não é só mais um vírus de gripe. A taxa de mortalidade do coronavírus é maior. Ainda desconhecemos muitas variáveis da doença, contudo, é importante estar atento às orientações oficiais e evitar algumas atitudes.

– A principal recomendação é lavar as mãos a cada 2 horas ou sempre do contato das mãos com outras pessoas ou superfícies onde muitos toquem.

– O uso de máscaras pode ajudar em locais fechados como empresas, mercados e transporte coletivo. Todavia, mais importante que a máscara, é não levar as mãos sujas ao rosto e lavar muito bem as mãos com sabão.

– Cubra nariz e boca ao tossir ou espirrar, utilizando o cotovelo flexionado ou lenço.

– Evite locais fechados e aglomerações. De preferência, fique em casa.

– Evite cumprimentos com beijos, abraços e apertos de mão.

– Só busque hospitais em caso de febre que não cessa ou falta de ar. Caso contrário, pessoas que realmente precisam de atendimento ficarão desamparadas.

INFOGRÁFICO: SINTOMAS E CONTÁGIOS DO CORONAVÍRUS

AÇÕES QUE AS EMPRESAS PODEM FAZER PARA EVITAR A CONTAMINAÇÃO

– Monte comitês em áreas e unidades de negócio distintas para monitorar os sintomas e estabelecer planos de ação.

– Intensifique a limpeza nas áreas comuns (alojamento, cantina, banheiros, salas de reunião e outros). Limpe com álcool 70% maçanetas, corrimãos e banheiros.

– Adote horários alternativos criando escalas para que as pessoas não estejam ao mesmo tempo na empresa.

– Funcionários com sintomas devem ficar em casa.

– Incentive reuniões à distância em detrimento de reuniões presenciais. Inclusive com consultores e fornecedores.

Dica: O Google liberou temporariamente o Hangouts Meet gratuitamente. Isso significa que você pode usar a ferramenta para fazer reuniões à distância. Para isso, acesse: Hangouts Meet.

– Adie treinamentos e eventos internos.

– Viagens a trabalho, participação em eventos, treinamentos, palestras e outros, devem ser evitados ao máximo. Adiar é a melhor alternativa.

– Colaboradores que chegaram de viagem a outros países devem ficar em casa por no mínimo 14 dias.

– Colaboradores que chegaram de viagem de cidades do Brasil com grande incidência de casos, tais como: São Paulo e Rio de Janeiro, devem ficar em casa por no mínimo 14 dias também.

– Aproveite esse momento para provocar reuniões sobre estratégia, ativar comitês de melhoria contínua, executar ações ligadas à inovação e dar foco em cursos à distância para capacitação da equipe.

ORIENTAÇÕES PARA EQUIPES QUE NÃO PODERÃO FAZER HOME OFFICE

– Lave as mãos a cada 2 horas ou sempre do contato das mãos com outras pessoas ou superfícies onde muitos toquem.

– Utilize o álcool gel espalhado pela empresa.

– Ventile ambientes fechados. Mantenha portas e janelas abertas.

– Não compartilhem copos, xícaras, talheres e garrafas.

TRABALHO HOME OFFICE – DICAS PARA MANTER A PRODUTIVIDADE

Segundo levantamento da Great Place To Work, dentre as 150 Melhores Empresas Para Trabalhar no Brasil, 65% apostam na prática de home-office, 83% no horário flexível e 60% em day off. Ou seja, esta experiência trabalhando em casa, inicialmente motivada pelo coronavírus, pode ser usada pelas empresas de maneira positiva. Isso porque poderá servir para elas como um teste para experiências futuras de promoção do home office.

Confira dicas de como tornar seu trabalho home office mais produtivo:

a) Reserve um cantinho aconchegante. Caso seja necessário, mude o layout dos móveis. Dê preferência a ambientes iluminados. Luz do sol ou luz branca contribuem com a produtividade.

b) Faça acordo de convivência com as pessoas que estão em casa, para que você não seja interrompido. Caso perceba que vá ajudar, crie placas de sinalização como “Evite me interromper. Estou concentrado”.

c) Antes de começar as atividades, providencie tudo que precisa para trabalhar: computador (caso use notebook, você precisará de tomada por perto), caneta, papel, celular, carregador do celular. Assim você evitará interrupções no trabalho para buscar algum objeto.

d) Caso você tenha dificuldades para se concentrar em casa, se vista como se tivesse indo para o trabalho. Esse ritual pode te ajudar a ambientar-se.

e) Meta diária: tenha uma lista de tarefas a serem executadas no dia. Mantenha-se focado. Desafie-se a manter a produtividade.

f) Se mesmo com todas as medidas acima você ainda estiver com dificuldades para se concentrar, utilize a técnica Pomodoro.

A técnica Pomodoro é um método que estimula produtividade a partir da utilização de um cronômetro para dividir o trabalho em períodos de 25 minutos, separados por breves intervalos. O método é baseado na ideia de que pausas frequentes podem aumentar a concentração e agilidade mental.

•   Escolha e liste as tarefas a serem executadas;

•   Ajuste o cronômetro para o tempo desejado (sugestão é de 25 minutos);

•   Escolha a tarefa inicial;

•    Trabalhe na tarefa escolhida até que o alarme toque. Se alguma distração importante surgir, anote e volte o foco imediatamente de volta à tarefa;

•   Quando o alarme tocar; faça uma marcação em um papel para contabilizar a quantidade de intervalos.

•    Se houver menos de 4 marcações, faça uma pausa curta (3-5 minutos);

•     Depois da quarta marcação, faça uma pausa mais longa (15-30 minutos), zerando a contagem de marcações e retornando ao passo 1.

Dicas para Reuniões à Distância (vídeo ou áudio chamada)

a)  Ao agendar reuniões a distância defina previamente a pauta e compartilhe-a com antecedência. Caso tenha sido agendada por outra pessoa, solicite a pauta com antecedência.

b)  Caso a vídeo chamada esteja oscilando em sinal, caindo ou apresentando interrupções, não insista. Ao invés de perder tempo, parta para chamada de áudio.

c)   Conecte-se com 10 minutos de antecedência para garantir início no horário exato;

d)   Utilize a técnica da recapitulação: ao final da reunião todos devem dizer o que entenderam, assim a comunicação será mais eficaz.

e)   Crie planos de ação a partir das decisões tomadas.

Dicas para Segurança da Informação

Para RH e TI: Dê a seus colaboradores as informações que precisam sobre:

• Regras de segurança da informação para trabalhar remotamente. Tal como continuar a só salvar arquivos na rede.

•  Determinar quem deve ser acionado em casos de emergência e comunicar horários e contatos a todos

• Implantar programas de encriptação e assinaturas eletrônicas

• Se possível, fornecer computadores exclusivamente para o trabalho, com os programas de segurança instalados.

Para colaboradores:

•  Só usar redes de wifi seguras;

• Atualize programas de antivírus, antimalwares e firewalls;

•  Execute varreduras contra vírus e malwares, no mínimo a cada 2 dias, antes de começar o trabalho

• Faça backups frequentes;

• Bloqueie o acesso ao computador se estiver trabalhando em lugar compartilhado;

•  Evite entrar em sites não profissionais durante o trabalho.

Aproveite estas dicas e siga à risca as orientações quanto aos protocolos dos órgãos de saúde. Fique atento à higienização das mãos, dos locais de trabalho e busque levá-las também para o seu trabalho Home Office.

Por mais que estejamos vivendo um momento bastante delicado, com estes cuidados é possível evitar o contágio e a disseminação da doença e ainda se manter produtivo. Faça a sua parte e ajude a combater o Covid-19!