Olá, você sabe o que quer dizer uma reunião 1:1 (one-on-one, one-to-one ou um a um)?

Reuniões 1:1 são conversas individuais que acontecem com uma frequência regular entre o líder e seus liderados. A pauta deve girar em torno de abrir espaço para que o colaborador possa se expressar, falar de suas percepções, pretensões, dificuldades e sugestões. O gestor deve ouvir o colaborador, o compreender, o apoiar e direcionar. Estes encontros devem ter uma pauta pré-definida, planejada, preferencialmente, pelo liderado.

Estas reuniões garantem a comunicação “bottom up – de baixo para cima” e o aumento de confiança nas relações líder-liderado, criando cenário adequado para que o gestor tome decisões de maior qualidade, direcione a equipe de forma mais eficaz e atue removendo obstáculos para que o time alcance alta performance.

Uma pesquisa da Gallup sobre comunicação afirma que conversas frequentes são os maiores gatilhos para aumento no engajamento. Isso é ainda mais relevante para colaboradores em teletrabalho, que se mostram três vezes mais engajados se recebem feedbacks individuais de seus gestores ao menos duas vezes ao longo do mês. Portanto, comunicar-se de forma assertiva, frequente e individualizada com sua equipe pode mudar o jogo.

Andy Grove em seu livro Administração de alta Performance já trazia que o gerente deve passa em torno de dois terços do seu tempo em reuniões, desde que feitas de maneira certa. Ainda afirmou que 90 minutos do seu tempo (atuando como gerente) pode aumentar a qualidade das entregas do time por até duas semanas.

Então, caso você seja uma daquelas pessoas que DETESTA reuniões improdutivas, vale a pena ler esse post e descobrir as vantagens das reuniões 1:1 e começar a utilizar desta prática para aumentar o desempenho da sua empresa.

Vantagens Das Reuniões 1:1:

  • Maior engajamento dos colaboradores devido a comunicação mais frequente e individualizada, feedbacks, orientações objetivas e maior ênfase no desenvolvimento pessoal e de carreira.
  • Melhor entendimento do que acontece na operação
  • Maior alinhamento dos objetivos particulares dos colaboradores com os da empresa
  • Menor tempo de resposta e decisões mais rápidas, precisas e preventivas
  • Aumento no nível de confiança das relações entre líder e liderado.

Como Você Pode Começar a Utilizar as Reuniões 1:1 com Seu Time?

Se você nunca fez nenhuma reunião individual com as pessoas da sua equipe, não se preocupe, você pode iniciar já. Mesmo se atualmente todos estiverem trabalhando remoto.

Primeiramente, converse com os membros da sua equipe. Explique sobre a estrutura da reunião e seus objetivos. Peça para que cada um deles reflita anteriormente sobre cada uma das perguntas do roteiro. Explique também as boas práticas (presentes neste artigo) para que eles entendam a importância das reuniões e também saibam a melhor forma de se preparar e comportar.

Posteriormente, faça um planejamento da sua parte. Separe no mínimo uma hora para cada colaborador. Muitos líderes adeptos às metodologias ágeis procuram fazer encontros mais rápidos, em torno de 20 a 30 minutos. Porém, segundo Grove, em geral os assuntos mais difíceis e complexos costumam vir à tona após 30 minutos iniciais de conversa. Logo, se sua reunião termina neste momento, pode acontecer da pessoa não entrar nesse tema e você continuar com pontos cegos.

Por fim, lembre-se cada um destes encontros é um momento de mostrar ao colaborador que existe confiança nesta relação, de mostrar que você se interessa genuinamente por ele, que está comprometido com seu desenvolvimento pessoal e que está com a mente totalmente aberta a ouví-lo.

Boas Práticas:

  • Já deixe marcado diversas datas com cada um do time. Se não for possível, ao final da primeira já deixar acordado a data da próxima reunião.
  • A frequência  pode ser mensal caso você estiver iniciando essa prática. Para funcionários novos ou que tem menor conhecimento o ideal é semanal e ajustar conforme a necessidade. Não existe uma regra que valha para todos.
  • A reunião 1:1 é impreterível. Por isso evitar desmarcá-la. Caso ocorra crie novo agendamento para que ela aconteça.
  • Deixe claro que esse momento é do colaborador. Por isso, você que é gestor deve ouvir mais do que falar (em torno de 80% do tempo deve ouvir). Lembre-se que o seu resultado é a soma dos resultados do seu time.
  • Atribua a responsabilidade da pauta e preparação da reunião para  o liderado. Peça que ele envie a pauta antes da reunião.
  • Crie um ambiente de confiança

Para Criar um Ambiente de Confiança:

  • Elimine seus julgamentos. Deixe isso claro com suas palavras e postura.
  • Demonstre vulnerabilidade. Abra o coração apresentando intenções, objetivos, dificuldades que você enfrenta, fragilidades que busca vencer ou erros cometidos.
  • Trate o outro com compaixão, empatia e sinceridade.

Sugestão de Roteiro Para Reunião 1:1:

Você, como líder, deve educar os membros da equipe em quais os tipos de assuntos eles podem e devem levar como pauta da reunião. Porém, lembre-se que a pauta é do liderado, por isso ele deve preparar.

De acordo com Andy Grove, o ponto mais importante a ser abordado numa reunião 1:1 é o que mais incomoda e preocupa o colaborador. É hora de conhecer a fundo esta pessoa e entender suas dores para ajudar a saná-las.

Se você e sua equipe estão iniciando com essa ferramenta agora, talvez as perguntas abaixo te ajudem a identificar quais são estes pontos chaves:

  • Você está feliz?
  • O que mais te preocupa hoje?
  • Como está sua vida pessoal?
  • Falta algo para que você seja excelente no seu trabalho?
  • Como posso ser um melhor líder para você?
  • Qual o maior dificuldade que posso tirar da sua frente para que você seja mais produtivo?
  • Como você vê melhoria no nosso desempenho como empresa?
  • Qual o problema número 1 da nossa empresa e por que?
  • Como o ambiente de trabalho poderia melhorar? O que deveria ser eliminado para isso?
  • Quem da nossa equipe você admira?
  • O que te incomoda do nossa forma de tratar o cliente? E nos nossos produtos/serviços?
  • Você vê alguma oportunidade que não estamos enxergando?
  • O que você acha que deveríamos fazer que não estamos fazendo?

Não utilize as 1:1 para atualizar status de atividades ou sempre abordar as mesmas perguntas. Tenha consciência do quanto este encontro com o seu colaborador é rico. Esta é uma ocasião para coletar dados afim de melhorar o desempenho das pessoas na sua organização, além de caracterizar uma oportunidade para transmitir conhecimento e entender o que pode alavancar performance dos seus resultados como gestor.

Gostou do texto? Confira o resumo com as 4 Dicas que preparamos para você realizar Reuniões 1:1 de forma eficiente e alavancar seus resultados.