Enquanto profissional de RH, tenho percebido que os canais de comunicação internos têm se mostrado, mais do que nunca, essenciais dentro do cenário corporativo devido a tensão causada pela crise e o distanciamento causada pelo isolamento social.

Cá entre nós, ser eficaz na comunicação interna nas empresas não é tarefa simples, e agora para quem tem feito home office tudo ficou ainda mais desafiador, não é mesmo? Alinhar pessoas, processos, estratégias, táticas e ferramentas de trabalho é um desafio, que pode ser resolvido com a ajuda de ferramentas tecnológicas.

As plataformas de comunicação interna facilitam os diálogos, aumentando integração entre as equipes, proximidade entre líderes e colaboradores e a articulação das informações chaves para a empresa. Importante lembrar que as ferramentas de comunicação facilitam muito, mas gerenciar comunicação interna nunca será algo simples e transacional.

É preciso entender que gestão de comunicação interna e endomarketing não consistem apenas em divulgar informações aos colaboradores. A eficácia nesta gestão alavanca a performance do negócio, portanto é necessário ser estratégico na escolha do canal e na formatação da mensagem a ser compartilhada.

Conheça abaixo algumas plataformas tecnológicas de comunicação interna, que você pode utilizar. Relacionamos as vantagens e desvantagens de cada um, dando dicas para o uso. Experimente ir além!

REDE SOCIAL CORPORATIVA

62% da população brasileira é ativa no uso de redes sociais. Por este motivo grandes grupos econômicos como Facebook criaram plataformas similares a redes sociais para uso na comunicação interna.

Sabemos que uma das maiores dificuldades no uso de plataformas de comunicação interna é a adesão dos colaboradores. Nada melhor então que usar a afeição por redes sociais que as pessoas já cultivam. As plataformas Workplace, Yammer e Slack, por exemplo, oferecem um ambiente virtual muito parecido com as redes sociais.

Já plataformas de startups como Social Base e Appus, também oferecem ambiente virtual bastante amigável, um pouco diferente das redes sociais que conhecemos, mas com opção de gestão de outros subsistemas dentro da mesma plataforma.

Essas plataformas têm muitos recursos interessantes, e para fazer bom uso sugerimos que os explore criando grupos, segmentando o repasse das mensagens e utilizando diferentes formatos de conteúdo.

Elabore campanhas específicas, mensure o alcance e usabilidade e integre a outros softwares que os colaboradores utilizam para facilitar o acesso. Tudo isso alavancará a sua performance de comunicação e trará benefícios representativos.

A rede social corporativa, enquanto canal de comunicação interna, possibilita a descentralização da postagem dos conteúdos, permitindo que as publicações sejam feitas por qualquer colaborador.

Essa cocriação fortalece o sentimento de “colaboração” e “participação” gerando aproximação entre as áreas e melhorando o senso de pertencimento, principalmente neste momento onde grande parte das equipes se encontram home office.

Vantagens:

  • Promove a interatividade entre colaboradores e departamentos;
  • Ajuda a disseminar a cultura da empresa e melhorar a experiência dos colaboradores;
  • É um dos formatos mais atrativos entre plataformas de comunicação interna e permite diversos formatos de conteúdos;
  • Possibilita o acesso online remoto;
  • Possui recursos de agendamento de publicações, compartilhamento e gerenciamento de arquivos, central de aplicativos, versão mobile e mensuração de todas as iniciativas;
  • Possibilita a segmentação de públicos e o gerenciamento da distribuição dos conteúdos;
  • Assemelha-se com as redes sociais tradicionais pode facilitar a adesão e a utilização.

Desvantagens:

  • Custo relativamente alto para implantação e manutenção;
  • Não alcança os colaboradores sem acesso à internet.

INTRANET

A Intranet é um canal de comunicação interno ainda muito utilizado no meio corporativo por, além de facilitar a troca de informações entre diversos setores da empresa, consolidar e centralizar arquivos, interações e informações em um único local.

Você, RH, já parou para pensar como a Intranet pode favorecer a produtividade e boa performance de colaboradores que estão trabalhando em home office? Não? A maior parte das plataformas de intranet possui muitos recursos, alguns subutilizados. Continue acompanhando e confira poderosas dicas de como utilizar todos os recursos dessa ferramenta para alavancar performance em tempos de isolamento social.

Dica 1 – Utilize os recursos de arquivo em nuvem: centralize os documentos em pastas, onde todos os usuários (ou apenas aqueles com permissão de acesso) consultem ou façam download. Permitindo que o arquivo se mantenha na nuvem, sem riscos e bem acessível, otimizando a realização das tarefas diárias.

Dica 2 – Utilize os chats: utilize os chats para tornar a comunicação mais prática, rápida e segura. Mensagens instantâneas evitam fluxos de e-mails que podem se tornar extensos e confusos. Substituir o uso do whatsapp por chat interno aumenta segurança da informação e torna possível substituição real do e-mail em conversas menos formais. Menos e-mails é igual a mais produtividade.

Dica 3 – Aumente a recorrência, qualidade e nível estratégico das postagens – Reúna informações e notícias úteis para os colaboradores. Aborde também temas que reforcem a cultura da empresa. É isso mesmo! Aborde os valores, comportamentos desejáveis, o jeito de ser (identidade da empresa) e a aspiração de vitória (visão de futuro), assim nós teremos pessoas cada vez mais alinhadas à cultura organizacional. 

Ah, e não se esqueça, utilize textos que sejam objetivos, leves e fáceis de serem lidos (fuja dos termos técnicos da área, imagine que esse texto deve ser interessante a qualquer pessoa, independentemente do nível instrucional).

Dica 4 – Utilize os recursos para gerenciamento de projetos: centralize as informações em um só local para que todos da equipe possam consultar as tarefas, andamento de cada uma delas, as pessoas envolvidas e os indicadores relevantes. Dessa forma, todos conseguirão acompanhar cada etapa do projeto, sendo notificado a cada nova atualização, sem que o arquivo sofra nenhum dano.

Dica 5 – Utilize recursos de agenda: utilize a ferramenta para criar compromissos, notificar colaboradores e verificar a disponibilidade nas agendas.

Dica 6 – Treine a equipe através da plataforma: disponibilize vídeos, conteúdos em texto e testes para que os colaboradores possam estudar, se profissionalizar e alavancar sua carreira a partir de conteúdos relevantes ao negócio. Estimule colaboradores a compartilharem suas boas práticas.

Percebeu que usada de forma estratégica a Intranet pode ser uma ótima aliada? Verifique quais os recursos da sua intranet e utilize de forma estratégica, conectando o colaborador a tudo o que acontece na empresa, apenas com alguns cliques e uma conexão à internet.

Vantagens:

  • Centraliza todas as informações;
  • Mensura a utilização da intranet e o consumo dos conteúdos com a ajuda de ferramentas auxiliares;
  • Permite que as filiais acessem informações da matriz e vice-versa;
  • Se bem gerenciada, mantém as informações sempre atualizadas e organizadas;
  • Possui facilidade de acesso;
  • Contribui para a integração de todas as áreas da empresa;
  • Cria níveis de acesso de acordo com cargo, área ou nível hierárquico.

Desvantagens:

  • Custo relativamente alto de implementação e manutenção;
  • Não alcança os colaboradores sem acesso à internet.
  • Pode haver dificuldade para integrar a intranet com outros sistemas;
  • Esforço inicial para garantir a adesão da ferramenta por parte dos colaboradores;
  • Exige uma boa organização e gestão de conteúdos, devido ao armazenamento de muitas informações;
  • Dependendo do projeto, seu formato pode ser pouco atrativo para os colaboradores.

VIDEOCONFERÊNCIAS

As salas virtuais têm sido essenciais para execução de reuniões a distância há anos. Em tempos de isolamento social, o contato virtual entre os membros de uma mesma equipe ajuda a fortalecer o sentimento de pertencimento e colaboração, além de ser essencial para a boa performance dos mesmos.

Pensando nisso, abaixo estão algumas plataformas tecnológicas gratuitas para você, RH, realizar videoconferências de qualidade com equipes e lideranças:

Companhia CISCO: disponibilizou a assinatura gratuita de sua ferramenta Webex, para videoconferência, que suporta até 100 participantes, por até 90 dias para quem ainda não é assinante da plataforma.

Microsoft: disponibilizou gratuitamente o Microsoft Teams pelo prazo de 6 meses para realização de videoconferências com até 100 pessoas e que poderão ser gravadas.

Google: liberou os recursos avançados do Hangouts Meet gratuitamente para os próximos meses, suportando até 250 participantes em videoconferência, transmissões ao vivo para mais de 100 mil espectadores, além de permitir gravar e salvar as chamadas no Google Drive.

Zoom: disponibiliza no formato gratuito videoconferências com até 100 participantes por 40 minutos.

Vantagens

  • Promove integração entre os colaboradores, reforçando as relações;
  • Não exige infraestrutura complexa de TI;
  • Permite apresentações em texto, áudio, imagens, desenhos, vídeos e apresentações;
  • Algumas delas permite gravar todas as informações discutidas durante a reunião;
  • Fornece segurança das informações;
  • Contribui para o aumento da produtividade;
  • Possibilita uma comunicação clara e assertiva.

Desvantagens

  • Necessita de um acesso rápido a Internet (banda larga);
  • A qualidade da imagem e do som pode variar em função da transmissão de dados através da Internet, dos programas e das ferramentas utilizadas;
  • Problemas de conexão e velocidade da internet podem tornar a comunicação falha.

O QUE FAZER E NÃO FAZER DENTRO DOS CANAIS DE COMUNICAÇÃO?

Agora que já conhecemos alguns dos canais de comunicação mais utilizados, que tal conferirmos o que é permitido e vetado em cada um deles? Para todo e qualquer canal de comunicação interna, livre para publicação de conteúdo, é essencial a criação de um código de conduta.

Orientamos que haja acompanhamento dos comportamentos para intervenção rápida em qualquer desvio de comportamento. Os canais de comunicação estão no limiar entre formal e informal podendo gerar equívoco quanto ao que se pode ou não fazer. Acompanhe abaixo algumas dicas de cuidados.

  • Sugerimos vetar
  • Assuntos relacionados a política, religião, divulgação de produtos ou serviços;
  • Criar falsa identidade;
  • Difamar, ofender, perturbar a tranquilidade alheia, perseguir, ameaçar ou, de qualquer outra forma, violar direitos de terceiros;
  • Publicar, postar, carregar, distribuir ou divulgar quaisquer tópicos, nomes, materiais ou informações que incentivem a discriminação, ódio ou violência com relação a uma pessoa ou a um grupo;
  • Postar assuntos que não sejam pertinentes ao propósito do canal de comunicação;
  • Enviar ou divulgar mensagens de conteúdo falso ou exagerado que possam induzir a erro o seu receptor;
  • Inserir links que direcionem para páginas impróprias e/ou que violem as legislações vigentes, em páginas mantidas em computadores e servidores da Empresa.
  • Problemas de comunicação ou relacionamento pessoal entre os usuários não devem ser comentados em público, muito menos nos canais de comunicação;
  • É desejável que os colaboradores usem estes canais de comunicação para:
  • Compartilhar dúvidas, experiências e aprendizados relacionados a sua área de atuação ou negócio;
  • Propor soluções e melhorias ao negócio;
  • Interagir com todos os usuários por meio de mensagens, vídeos, giffs, marcações, curtidas, compartilhamentos e etc;
  • Compartilhar conteúdo que possa alertar, ensinar, instruir os outros participantes;
  • Notificar atos ofensivos e de descriminação, ao Departamento de RH.
  • Dever do usuário
  • Utilizar fonte confiáveis de conteúdo e checar a veracidade dos fatos compartilhados;
  • Priorizar a objetividade, transparência e clareza nas comunicações.

Falemos agora sobre O canal mais estratégico para comunicação interna: os líderes!

LÍDERES

O líder é o principal canal de comunicação interna dentro de qualquer organização.

Capacite seus líderes para que consigam manter os colaboradores a par de tudo que precisam saber e se comunique exercendo influência positiva e produtiva na equipe.

O líder é o principal canal de comunicação interna dentro de qualquer organização. Líderes devem ter uma rotina bem planejada onde articula a comunicação entre liderados, realiza reuniões para garantir sinergia, faz acompanhamentos individuais de performance e tem momentos para ouvir e cuidar de cada pessoa em suas individualidades.

Caso seus líderes não sejam bons comunicadores, talvez seja hora de investir em desenvolver tal competência.

Vantagens do líder como canal de comunicação

  • Comunicação humanizada com mais recursos para estímulo;
  • Menos ruídos na comunicação pela oportunidade da interação;
  • Maior aderência dos colaboradores;
  • Promove engajamento e responsabilidade coletiva;
  • Permite a integração;
  • Ajuda a disseminar a cultura da empresa e a melhorar a experiência dos colaboradores.

Desvantagens

  • Líderes despreparados e não alinhados a cultura organizacional, podem minar a performance da equipe;
  • Líderes despreparados podem provocar grandes ruídos na comunicação;
  • Líderes despreparados podem provocar baixo engajamento e baixo nível de confiança dos colaboradores na empresa

E aí? Conseguiu perceber a pluralidade de canais e ferramentas de comunicação que podem ser usados para aumentar sinergia, engajamento e melhorar a performance dos colaboradores em tempos de isolamento social? Espero que sim!

Agora é só partir para a ação, não se esquecendo do mais importante: os canais realmente estratégicos são aqueles que se adaptam as necessidades dos seus colaboradores e do seu negócio. Em um cenário de incertezas e imprevisibilidade é responsabilidade de todos garantir que a comunicação flua de forma clara e transparente, em tempo real e de forma acelerada.

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